Năm làm việc mới vừa băt đầu, chúng ta cũng nên thử nghiệm một vài cách để công việc được thuận lợi, hiệu quả hơn chứ nhỉ? Hôm nay tôi xin giới thiệu tới bạn 3 mẹo sử dụng Gmail, một công cụ rất phổ biến của những người thường làm việc trên máy tính để giúp bạn làm việc được hiệu quả hơn.
Biến hộp thư Inbox thành Bộ quản lý công cụ bằng Google Labels.
Chúng ta vẫn thường nhận công việc qua email nhưng nhiều khi những công việc đó lại bị "chôn" dưới kha khá những email rác hoặc các vấn đề khác, khiến việc tìm kiếm mỗi khi cần trở nên khá phiền toái.
Nghĩ thử xem: Đã bao nhiêu lần bạn nhận được email, đọc lướt qua và tự bảo rằng "Ừ tôi sẽ trả lời nó sau!". Và đã bao nhiêu lần bạn quên béng việc trả lời mail rồi?
Google Labels có thể giúp bạn biến email của mình thành một hệ thống có khoa học để quản lý công việc hằng ngày, hàng tuần và những công việc dài hạn mà đảm bảo giúp bạn không quên những công tác mà mình cần làm nữa.
Mỗi khi nhận được công việc qua email, tôi sẽ dán nhãn cho nó tuỳ theo mức độ ưu tiên của công việc. Những email đó sẽ ở trên đầu của hộp thư mãi cho đến khi tôi hoàn thành xong công việc được giao trong đó và xoá nó đi.
Cách thiết lập:
1. Trong hộp thư inbox, tạo một nhãn label mới và đặt tên nó là "Việc cần làm" (hoặc bất cứ cái tên nào mà bạn cảm thấy phù hợp).
2. Tạo 3 nhãn phụ Sublabels mới.
3. Mỗi nhãn phụ như thế nên được kiến tạo trong nhãn "Việc cần làm" kể trên, với cái tên "Hôm nay", "Tuần này" và "Theo dõi".
Giờ thì mỗi khi nhận được email công việc, bạn hãy đặt nhãn cho chúng tuỳ theo mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể đặt màu cho những nhãn đó để có thể dễ dàng nhận ra chỉ khi liếc sơ qua.
Tất nhiên bạn cũng có thể đặt nhiều nhãn hơn, nhiều nhãn phụ hơn tuỳ theo nhu cầu công việc của bạn. Đây là một mẹo rất hay cho bạn sắp xếp công việc một cách khoa học.
Dùng Multiple Inboxes để giữ những công tác quan trọng lên phía trên cùng.
Nhiều người vẫn thích tìm kiếm công việc trong mail một cách "thủ công" hơn, vì đó là thói quen của họ. Nhưng một số khác lại muốn những công việc cần làm được đặt lên trên cùng của hộp mail để họ có thể dễ dàng nhìn thấy chúng mỗi khi vào mail mình. Sử dụng Multiple Inboxes với Google Labels cho phép chúng ta đặt thứ hạng ưu tiên cho công việc trên hộp thư inbox.
Cách thiết lập:
1. Vào Setting ->Labs.
2. Tìm phần Multiple Inboxes.
3. Chọn Enable và Save lại.
Tiếp theo, lại vào Setting -> Multiple Inboxes và đặt tên cho những pane theo những gì bạn muốn dựa theo hình bên dưới. Lưu ý rằng mỗi pane sẽ là một mức độ ưu tiên khá nhau, pane 0 là mức ưu tiên cao nhất, số thứ tự càng cao thì mức ưu tiên càng thấp.
Giờ thì mỗi khi bạn vào hộp thư, công việc của bạn sẽ được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên. Những công việc "to do today" (cần làm hôm nay) sẽ hiện ra trước tiên, sau đó đến những công việc "to do this week" (cần làm trong tuần) và "follow up" (đang theo dõi). Bên dưới chúng sẽ là những mail chưa đọc, và dưới cùng sẽ là toàn bộ hộp thư inbox của bạn.
Tạo một lịch riêng của bạn về công việc cần làm.
Google Calendar cho bạn nhiều phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả. Có nhiều phương pháp khác hiện đại hơn như sử dụng Google Reminder chẳng hạn, nhưng đây là một cách siêu căn bản để giúp bạn quản lý gần như ngay lập tức.
Cách thiết lập:
1. Tạo một lịch mới.
2. Đặt tên nó là "Việc cần làm" (To do).
3. Thiết lập chế độ riêng tư cho nó bằng cách vào Setting -> Share this Calendar để bỏ chọn khung Share this calendar with others.
Giờ thì bạn chỉ cần đưa những công việc của bạn vào lịch "Việc cần làm" (To do). Ví dụ ở bên dưới, những khung xanh sẽ là việc chung của nhóm, còn khung cam sẽ là những công việc của bản thân tôi. Bạn vẫn có thể đưa những công việc trong một ngày sang ngày khác khi cần hoặc nếu chưa giải quyết xong.
Trên đây là những cách khá đơn giản và hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc. Còn bạn thì sao, bạn đang sử dụng cách nào tương tự không, hãy chia sẻ trong phần comment nhé!
Biến hộp thư Inbox thành Bộ quản lý công cụ bằng Google Labels.
Chúng ta vẫn thường nhận công việc qua email nhưng nhiều khi những công việc đó lại bị "chôn" dưới kha khá những email rác hoặc các vấn đề khác, khiến việc tìm kiếm mỗi khi cần trở nên khá phiền toái.
Nghĩ thử xem: Đã bao nhiêu lần bạn nhận được email, đọc lướt qua và tự bảo rằng "Ừ tôi sẽ trả lời nó sau!". Và đã bao nhiêu lần bạn quên béng việc trả lời mail rồi?
Google Labels có thể giúp bạn biến email của mình thành một hệ thống có khoa học để quản lý công việc hằng ngày, hàng tuần và những công việc dài hạn mà đảm bảo giúp bạn không quên những công tác mà mình cần làm nữa.
Mỗi khi nhận được công việc qua email, tôi sẽ dán nhãn cho nó tuỳ theo mức độ ưu tiên của công việc. Những email đó sẽ ở trên đầu của hộp thư mãi cho đến khi tôi hoàn thành xong công việc được giao trong đó và xoá nó đi.
Cách thiết lập:
1. Trong hộp thư inbox, tạo một nhãn label mới và đặt tên nó là "Việc cần làm" (hoặc bất cứ cái tên nào mà bạn cảm thấy phù hợp).
2. Tạo 3 nhãn phụ Sublabels mới.
3. Mỗi nhãn phụ như thế nên được kiến tạo trong nhãn "Việc cần làm" kể trên, với cái tên "Hôm nay", "Tuần này" và "Theo dõi".
Giờ thì mỗi khi nhận được email công việc, bạn hãy đặt nhãn cho chúng tuỳ theo mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể đặt màu cho những nhãn đó để có thể dễ dàng nhận ra chỉ khi liếc sơ qua.
Tất nhiên bạn cũng có thể đặt nhiều nhãn hơn, nhiều nhãn phụ hơn tuỳ theo nhu cầu công việc của bạn. Đây là một mẹo rất hay cho bạn sắp xếp công việc một cách khoa học.
Dùng Multiple Inboxes để giữ những công tác quan trọng lên phía trên cùng.
Nhiều người vẫn thích tìm kiếm công việc trong mail một cách "thủ công" hơn, vì đó là thói quen của họ. Nhưng một số khác lại muốn những công việc cần làm được đặt lên trên cùng của hộp mail để họ có thể dễ dàng nhìn thấy chúng mỗi khi vào mail mình. Sử dụng Multiple Inboxes với Google Labels cho phép chúng ta đặt thứ hạng ưu tiên cho công việc trên hộp thư inbox.
Cách thiết lập:
1. Vào Setting ->Labs.
2. Tìm phần Multiple Inboxes.
3. Chọn Enable và Save lại.
Tiếp theo, lại vào Setting -> Multiple Inboxes và đặt tên cho những pane theo những gì bạn muốn dựa theo hình bên dưới. Lưu ý rằng mỗi pane sẽ là một mức độ ưu tiên khá nhau, pane 0 là mức ưu tiên cao nhất, số thứ tự càng cao thì mức ưu tiên càng thấp.
Giờ thì mỗi khi bạn vào hộp thư, công việc của bạn sẽ được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên. Những công việc "to do today" (cần làm hôm nay) sẽ hiện ra trước tiên, sau đó đến những công việc "to do this week" (cần làm trong tuần) và "follow up" (đang theo dõi). Bên dưới chúng sẽ là những mail chưa đọc, và dưới cùng sẽ là toàn bộ hộp thư inbox của bạn.
Tạo một lịch riêng của bạn về công việc cần làm.
Google Calendar cho bạn nhiều phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả. Có nhiều phương pháp khác hiện đại hơn như sử dụng Google Reminder chẳng hạn, nhưng đây là một cách siêu căn bản để giúp bạn quản lý gần như ngay lập tức.
Cách thiết lập:
1. Tạo một lịch mới.
2. Đặt tên nó là "Việc cần làm" (To do).
3. Thiết lập chế độ riêng tư cho nó bằng cách vào Setting -> Share this Calendar để bỏ chọn khung Share this calendar with others.
Giờ thì bạn chỉ cần đưa những công việc của bạn vào lịch "Việc cần làm" (To do). Ví dụ ở bên dưới, những khung xanh sẽ là việc chung của nhóm, còn khung cam sẽ là những công việc của bản thân tôi. Bạn vẫn có thể đưa những công việc trong một ngày sang ngày khác khi cần hoặc nếu chưa giải quyết xong.
Trên đây là những cách khá đơn giản và hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc. Còn bạn thì sao, bạn đang sử dụng cách nào tương tự không, hãy chia sẻ trong phần comment nhé!
Korlic
Nguồn: Thenextweb.com
Nguồn: Thenextweb.com
